Convocatoria para una Expo

La convocatoria es el punto más importante que un organizador debe saber desarrollar y explotar al máximo, cuando se encara la realización de una exposición con fines comerciales.

Es un factor determinante en el éxito de la exposición, pero fundamentalmente en el de las ediciones siguientes.

Una buena convocatoria, segmentada, prolija y que atraiga a los verdaderos compradores y tomadores de decisiones del rubro sujeto de la exposición, permite que los expositores y locadores de stands puedan concretar ventas, ampliar su clientela, recuperar rápidamente el dinero invertido, y tener ganas de volver a participar.

Atraer justamente a esta franja del mercado es muy difícil. Las estrategias deben ser cada vez más innovadoras, y no basta con ofrecerles horarios en el auditorio a los visitantes más deseados, porque ya no les resulta novedoso ni tan interesante.

La buenas convocatorias se cumplen en muchos casos, pero cualquier paso en falso por parte de la empresa organizadora puede complicar las siguientes ediciones de una exposición. Independientemente de que la exposición en cuestión sea un evento anual relevante dentro del sector comercial donde se desarrolla, no se puede abandonar la intensidad en la convocatoria, las agendas ejecutivas están repletas de compromisos ineludibles que atender.

Por otra parte, los costos de la convocatoria suelen ser elevados, y muchas veces es la variable de ajuste del último tramo del presupuesto, lo cual puede hacer que la exposición peligre.

Hay varios aspectos ya conocidos por quienes organizan ferias, exposiciones y congresos entre otros eventos. Problemas que ocurren en la mayor parte de las exposiciones, no importa cuál sea el predio elegido. Generalmente los expositores con alguna experiencia y participación en ferias en Buenos Aires en el pasado, ya conoce de estas situaciones aunque el organizador suela “hacerse el desentendido”.

Personas mayores en busca de un canapé, caramelos, folletos y biromes gratis, transeúntes aburridos y sin apuro que invierten varias horas de su día en circular por cada stand viendo qué pueden agregar a sus bolsas de folletos, estudiantes despreocupados que creen estar en un pasillo de la Facultad, amén de algunos rateros de ambos sexos en busca de billeteras, teléfonos celulares y notebooks.

En los momentos en que el ingreso de público target es alto, la gente que obtuvo su acreditación pero no forma parte del negocio, pasa inadvertida. Pero cuando en los pasillos no abundan los ejecutivos tradicionales con su traje oscuro, ni los nuevos pensadores, creativos y dirigentes de empresas en zapatillas, con su look despreocupado, sus cortes de pelo de Roho, t-shirt, y jeans bastante por debajo de la cintura, y en el stand no hay ningún potencial cliente sentado desde hace horas, estos visitantes infaltables que nada tienen que hacer dentro de la exposición salen a la luz, paseándose una y otra vez por los stands,  y quienes han pagado su participación con mucho esfuerzo, y la mayor parte de su presupuesto anual de marketing y publicidad, las pymes sobre todo, no pueden sentir otra cosa que una gran decepción.

Si la exposición resultó exitosa, y el expositor se pudo contactar con la gente que buscaba, y la posibilidad de negocios nuevos es tangible, el público no deseado es una anécdota.

Si los expositores no han logrado ventas y contactos que justifiquen la inversión, se notará en el listado de expositores del año o la edición siguiente: Las pymes serán nuevos expositores en su mayoría.

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3 Comentarios

  1. Juan Cortina dijo:

    Hola Amigos quiero felicitar al redactor de la nota por su aguda observacion sobre los diferentes estereotipos, solo agregaria a su comentario, que la experiencia dice que el cliente puede estar detras de la apariencia menos pensada, y que el exito de una operacion es siempre Responsabilidad del ofertante.
    Agradeceria me hagan llegar informacion sobre Eventos a realizarse
    mis saludos, y gracias

  2. Silvia dijo:

    pueden enviar correo con fechas para diferentes exposiciones y los contactos para poder participar con un stand?
    gracias, Silvia.

  3. Redaccion dijo:

    Hola Silvia, por el momento no contamos con el servicio de newsletter. En nuestra página encontrará todo lo que necesite. Muchas gracias por escribirnos.

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